Apartman Gelir-Gider Raporunda Hangi Bilgiler Bulunmalı?

1. Dönemi ve Hesap Kapsamını Belirleyin

Önce raporun başlangıç ve bitiş tarihini yazın. “Eylül 2026” ile “Ocak–Eylül 2026” farklı dönemlerdir. Karşılaştırılan tablolarda tarih aralığı ve para birimi aynı olmalı.

• Hangi apartman veya siteye ait olduğunu belirtin.
• Tüm hesapların mı, yalnızca kasanın mı, bankanın mı, yoksa tek bir hesabın mı incelendiğini yazın.
• Kayıtların hangi tarihe kadar güncellendiğini kontrol edin; devam eden ayı tamamlanmış ay gibi sunmayın.

Bir banka hesabının bakiyesiyle tüm hesapların toplamını doğrudan karşılaştırmayın. Kapsam değiştiğinde sonuç da değişebilir.

2. Gelir ile Tahsilatı Ayrı Okuyun

Bir daireye aidat borcu yazılması, paranın hesaba girdiği anlamına gelmez. Borçlandırılan tutarı, gerçekten alınan ödemeyi ve kalan borcu ayrı takip edin. Aylık gelir çizelgesini okurken satırların gelir kaydını mı, tahsilatı mı gösterdiğini kontrol edin.

Daire ve dönem bazındaki ayrıntılar için apartmanda aidat takibi rehberini inceleyin. Geciken tutarlarda aidat hatırlatma mesajı örnekleri iletişiminizi hazırlamanıza yardımcı olabilir.

3. Gider Kalemlerini ve Ödemeleri Eşleştirin

Elektrik, temizlik, bakım gibi giderleri anlaşılır kategori ve kalemlerle gruplandırın. İşlemin tarihini, açıklamasını, tutarını ve ilgili belgeyi kontrol edin. Aynı faturanın farklı adlarla iki kez kaydedilmediğinden emin olun.

Gider kaydı ile yapılan ödeme farklı tarihlerde olabilir. Örneğin 8.000 TL’lik bir faturanın 5.000 TL’si ödendiyse 3.000 TL açık tedarikçi borcu kalır. Kasadan çıkan para ile henüz ödenmemiş borcu aynı toplam gibi okumayın.

Kendi kasanızdan kendi banka hesabınıza 2.000 TL aktarmanız, tüm hesaplar birlikte ele alındığında yeni bir gelir oluşturmaz. Hesaplar arası transferleri inceleyin; aynı hareketi ayrıca tahsilat olarak kaydetmeyin.

4. Aylık Kasa-Banka Özetini Kontrol Edin

Her ay için devreden bakiye, para girişi, para çıkışı ve ay sonu bakiyesini birlikte okuyun. Bir ayın kapanışı, aynı kapsam ve kayıtlarla sonraki ayın devrine eşit olmalı.

Tutarlar anlatım için oluşturulmuştur; gerçek bir yönetimin kayıtları değildir. Küçük ekranda tabloyu yatay kaydırın.

Dönem özeti, ilk ayın devriyle başlar: 12.000 + 34.000 − 24.000 = 22.000 TL. Aylık devreden bakiyeleri veya ay sonu bakiyelerini toplayarak dönem bakiyesi hesaplamayın.

Hesaplanan kapanışı kasa sayımı ve ilgili banka hareketleriyle karşılaştırın. Bir fark görürseniz devri, tarih aralığını, seçilen hesapları, eksik veya yinelenen kayıtları kontrol edin. Excel’de çalışıyorsanız Excel aidat takibindeki kayıt hataları da bu kontrolü destekler.

5. Açık Alacak ve Borçları Ayrı Gösterin

Hesapta para bulunması, bütün yükümlülüklerin karşılandığı anlamına gelmez. Finansal durum değerlendirmesinde açık daire borcunu, vadesi geçmiş tutarı ve tedarikçi borcunu nakit bakiyesinden ayrı inceleyin.

• Açık daire borcu: Tahsil edilmemiş tutardır; mevcut nakit değildir.
• Vadesi geçmiş tutar: Açık borcun geciken kısmını anlamaya yardımcı olur; iki toplamı aynı borçmuş gibi tekrar toplamayın.
• Tedarikçi borcu: Ödenmesi beklenen yükümlülüğü gösterir; gerçekleşmiş para çıkışıyla karıştırmayın.

Daire bazındaki ayrıntılar için Aidat Takibi özelliğini, genel hesap görünümü için Finans Raporları özelliğini inceleyin.

6. Excel Çıktısını Toplantıya Hazırlayın

Tabloyu paylaşmadan önce başlıkta site adının, dönemin, hesap kapsamının ve para biriminin açıkça anlaşılmasını sağlayın. Toplam satırlarının hangi kayıtları kapsadığını kontrol edin. Sonradan değişen kayıtlar varsa eski çıktıyı güncelmiş gibi kullanmayın.

• Gelir ve gider çizelgeleriyle kasa-banka özetinin aynı döneme ait olduğunu kontrol edin.
• Dönem toplamını seçtiğiniz başlangıç ve kapanış bakiyeleriyle karşılaştırın.
• Dosyanın adında dönem ve hazırlama tarihini belirtin.
• Yönetim ekibinin ihtiyacı olan özeti paylaşın; kişi ve iletişim ayrıntılarını gereksiz yere eklemeyin.

Toplantı Öncesi 5 Kısa Kontrol

• Tarih aralığı, hesap kapsamı ve para birimi aynı mı?
• Aidat borçlandırması ile gerçekleşen tahsilat ayrı okunuyor mu?
• Gider kayıtları ve ödemeler belgelerle eşleşiyor mu?
• Devreden bakiye + giriş − çıkış, kapanışa eşit mi?
• Açık daire ve tedarikçi borçları nakitten ayrı incelendi mi?

Günlük kayıtları raporla birlikte yürütmek için Apartman Yönetim Programı veya Site Yönetim Programı sayfamızı inceleyin.