İşletme Projesinde Yıllık Gider Bütçesi Nasıl Planlanır?

1. Dönemi ve Kapsamı Netleştirin

Bütçenin hangi siteyi, blokları ve bağımsız bölümleri kapsadığını yazın. Kapsamdaki dairelerin sayısını, arsa payı kullanılacaksa pay/payda bilgilerini ve bütçeye dahil hizmetleri kontrol edin.

SiteHesabım’da başlangıç ayı seçildiğinde tam 12 aylık dönem oluşturulur. Örneğin Ocak 2027 başlangıcı, 1 Ocak–31 Aralık 2027 dönemini kapsar. Dönemin Ocak ayında başlaması şart değildir. Blok seçilmezse kapsam tüm sitedir.

• Önceki dönemin gider kayıtlarını, sözleşmelerini ve hizmet tekliflerini hazırlayın.
• Yönetim planı ve ilgili kararlarla bütçe kapsamını birlikte değerlendirin.
• Farklı sitelerin ve ayrı parsellerin kayıtlarını tek bütçe havuzunda karıştırmayın.

İşletme projesinin yıllık tahmini gelir, gider ve avans bilgileriyle ilişkisi, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 37. maddesinde düzenlenir. Bu rehber bütçe hazırlama akışını anlatır; paylaşım ve karar sürecini kendi yönetim planınız ve güncel mevzuatla birlikte kontrol edin.

2. Giderleri Aylara Yerleştirin

Geçen yılın toplamını tek oranla artırmak yerine her hizmeti ayrı değerlendirin. Hangi gider düzenli, hangisi belirli bir ayda ödenecek? Sözleşme, teklif ve mevcut kayıtlardaki tutarların kapsadığı hizmetleri karşılaştırın.

• Personel: Bütçeye dahil toplam işveren maliyetini ve dönem içindeki bilinen değişiklikleri esas alın.
• Ortak elektrik ve su: Önceki tüketimlerle mevsimsel ihtiyacı birlikte inceleyin.
• Bakım: Düzenli servis ile tek seferlik onarım veya yenileme işlerini ayırın.
• Yedek fon: Hangi ihtiyaç için ayrıldığını belirtin; aynı ihtiyacı gider satırına da ekleyerek iki kez saymayın.

SiteHesabım’daki “Tüm aylara aynı tutarı uygula (TL)” alanını düzenli giderlerde kullanın. Mevsimsel veya tek seferlik işler için ilgili ayın tutarını ayrıca düzenleyin.

3. Gelir, Fon ve Devri Ayrı Okuyun

Aşağıdaki örnek 1 Ocak–31 Aralık 2027 dönemi için hazırlanmıştır. Hesabı kolay görmek için düzenli tutarlar her ay aynı kabul edilmiştir. Gerçek bütçenizde aylık tutarlar farklı olabilir.

Tutarlar hesaplamayı anlatan örneklerdir; güncel fiyat teklifi veya gerçek bir sitenin bütçesi değildir. Küçük ekranda tabloyu yatay kaydırın.

Yıllık gider: 360.000 + 72.000 + 48.000 = 480.000 TL. Yedek fon, diğer gelir ve devreden kaynak bu gider toplamından ayrı kalemlerdir.

Devreden 12.000 TL’yi yalnız bir kez kullanın. Örnekte bu kaynak aylara 1.000 TL olarak dağıtılmıştır; her aya 12.000 TL yazılmamıştır. Devrin harcanabilir olduğunu ve bekleyen yükümlülükleri kasa-banka bakiyesi rehberi üzerinden kontrol edin.

Beklenen gelir, henüz kasaya girmiş para değildir. Gelirin hangi ayda tahsil edilebileceğini değerlendirin. Ödenmemiş aidat alacağını kullanılabilir devreden nakit gibi bütçeden düşmeyin; gelir-gider raporundaki tahsilat ayrımını inceleyin.

4. Daire Dağılımını Kontrol Edin

Yıllık avansın veya aylık toplamın bulunması, bütün dairelerin aynı tutarı ödeyeceğini göstermez. Her bütçe kalemi için paylaşım yöntemi ve dayanağı ayrıca değerlendirilmelidir.

SiteHesabım’da kalem bazında “Eşit paylaşım” veya “Arsa payı (pay / payda)” seçimi yapılır ve dağıtım dayanağı yazılır. Arsa payını aidat katsayısı ile aynı bilgi kabul etmeyin. Seçimi, o kalemin yönetim planı ve karar dayanağıyla kontrol edin.

• “Dağılımı Hesapla” ile her dairenin aylık ve yıllık avansını inceleyin.
• Daire tutarlarının toplamı, aynı ayın toplanacak avansına eşit olmalı.
• Eksik arsa payı veya yanlış blok kapsamı varsa dağıtımdan önce düzeltin.
• Kuruş farklarının toplamı değiştirmediğini kontrol edin.

Örnekte aylık toplam 40.000 TL’dir. Bu tutarı daire sayısına bölerek bulunan ortalama, tek başına bir dairenin borcu değildir; kalemlerin dağılım önizlemesini esas alın. Mevcut takibi dosyada tutuyorsanız Excel aidat takibindeki kayıt kontrollerini de inceleyin.

5. Taslağı Kaydedin ve Gerçekleşeni İzleyin

SiteHesabım’daki akış; “Dönem ve Kapsam”, “Bütçe Kalemleri”, “Dağılım Önizlemesi”, “Onay ve Bildirim”, “Borçlandırma” ve “Bütçe / Gerçekleşen” adımlarından oluşur. Önce planı ve dağılımı kontrol edin, sonra yönetiminizin inceleme ve karar sürecini yürütün.

Kaydedilen projede “Excel İndir” ile çıktıyı alın. “PDF / Yazdır” seçeneklerinden dikey veya 12 aylık çizelge için yatay görünümü seçebilirsiniz. Dosya almak, yönetiminizin gerekli bildirim ve karar süreçlerini tamamladığı anlamına gelmez.

Site kapsamlı projelerde “Bütçe / Gerçekleşen” görünümünden planlanan giderleri uygulamaya kaydedilen giderlerle karşılaştırın. Giderin oluşması ile ödemenin yapılması farklı olabilir; yalnız nakit çıkışına bakarak bütçeyi değerlendirmeyin. Kalem eşleştirmesi için gider satırlarını uygun finans kartına bağlayın.

Blok kapsamlı projelerde dağılım ve borçlandırma kullanılabilir. Mevcut bütçe–gerçekleşen raporu site geneline aittir; blok bütçesiyle site toplamı karşılaştırılmaz.

Ay içinde borç ve tahsilat kayıtlarını aidat takibi rehberiyle düzenleyin. Geciken ödemelerde borç hatırlatma mesajı örneklerinden yararlanabilirsiniz.

Paylaşmadan Önce 6 Kısa Kontrol

• Dönem, site, blok kapsamı ve para birimi açık mı?
• Düzenli ve tek seferlik giderler doğru aylarda mı?
• Yedek fon ve kullanılabilir devir birer kez sayıldı mı?
• Her kalemin paylaşım yöntemi ve dayanağı kontrol edildi mi?
• Daire toplamları aylık ve yıllık avansla eşleşiyor mu?
• Taslak, karar/bildirim ve borçlandırma adımları ayrı takip ediliyor mu?

İşletme Projesi özelliğini inceleyin. Diğer finans araçları için Finans Raporları ve ekip kullanımı için Site Yönetim Programı sayfalarına geçebilirsiniz.