Kasa ve Banka Bakiyesi Nasıl Birlikte Değerlendirilir?

1. Önce Hesap Kapsamını Belirleyin

Karşılaştırmaya başlamadan önce siteyi, tarih aralığını ve para birimini seçin. Birden fazla site yönetiyorsanız başka bir sitenin parasını aynı toplam içine katmayın. Dönem devam ediyorsa sonuçları seçtiğiniz bitiş tarihine kadar okuyun.

• Tüm hesaplar: Aynı kapsam içindeki kasa ve banka hesaplarının birlikte görünümüdür.
• Kasa hesapları: Bankadaki parayı kapsamaz; birden fazla kasa varsa kasaları birlikte inceleyin.
• Banka hesapları: Nakit kasayı kapsamaz; bankalar arasında ayrıntı için ilgili hesabı seçin.
• Tek hesap: Seçilen hesabın hareketlerini ve bakiyesini incelerken kullanılır.

TL ile döviz bakiyelerini doğrudan toplamayın. Bu rehberdeki tüm örnekler aynı para biriminde, Türk lirası üzerinden hazırlanmıştır.

2. Tek Hesap ile Toplam Nakdi Ayırın

Aşağıdaki örnekte üç hesabın da dönemi 1–30 Eylül 2026’dır. Başlangıç bakiyeleri aynı dönemin devrini, kapanışlar 30 Eylül sonundaki kayıtlı bakiyeyi gösterir.

Tutarlar anlatım için oluşturulmuştur; gerçek bir yönetimin kayıtları değildir. Küçük ekranda tabloyu yatay kaydırın.

• Yalnızca kasayı seçerseniz kapanış 5.000 TL olur.
• İki banka hesabı birlikte 25.000 TL gösterir.
• Banka Hesabı 1 tek başına 24.000 TL gösterir.
• Tüm hesapların kapanışı 30.000 TL olur.

Bu dört tutarın farklı olması bir hata değildir; hesap kapsamı farklıdır. Tüm hesaplar için kontrol: 22.000 + 23.000 − 15.000 = 30.000 TL.

Açık aidat borcu 12.000 TL olsa bile bu tutarı mevcut 30.000 TL nakde eklemeyin. Tahsil edilmedikçe açık alacaktır. Gelir, tahsilat ve ödenmemiş borçların ayrımını apartman gelir-gider raporu rehberinde inceleyin.

3. Transfer Toplam Nakdi Artırmaz

Örnek tablodaki kasadan Banka Hesabı 1’e 3.000 TL aktarılmıştır. Bu tutar kasanın 5.000 TL çıkışının ve bankanın 17.000 TL girişinin içindedir. Kasadan bankaya geçen parayı ayrıca sakin tahsilatı olarak kaydetmek, aynı parayı ikinci kez gelir gibi gösterir.

Tablonun toplam girişi 23.000 TL, toplam çıkışı 15.000 TL’dir. Bu hareket toplamları transferi iki tarafta da içerir. Transfer dışında hesaba giren para 20.000 TL, çıkan para 12.000 TL olur. Kapanış yine 22.000 + 20.000 − 12.000 = 30.000 TL olarak hesaplanır.

Bu nedenle toplam giriş sütununu doğrudan “sakinlerden toplanan aidat” diye yorumlamayın. İşlem türlerini ve transferin kaynak-hedef hesaplarını kontrol edin. Banka işlem ücreti varsa ücret, transfer tutarından ayrı bir giderdir.

4. Kayıtları Gerçek Hareketlerle Karşılaştırın

Raporun aritmetik olarak doğru olması, bütün ödemelerin eksiksiz ve doğru hesapta kaydedildiğini tek başına göstermez. Aynı kapanış tarihi için kasayı sayın; banka hesabının ilgili hareketlerini ve bakiyesini kayıtlarınızla karşılaştırın.

• Devir: Önceki dönemin kapanışı, yeni dönemin başlangıcıyla eşleşiyor mu?
• Tarih: İşlem tarihi seçilen aralığa dahil mi? Ayın tamamı ile ayın ilk günlerini karşılaştırıyor olabilir misiniz?
• Hesap: Ödeme kasaya mı, hangi banka hesabına mı geldi?
• Belge: Dekont ve banka hareketi aynı ödemenin iki kanıtı olabilir; iki ayrı tahsilat olarak girilmiş mi?
• Transfer: Kaynak ve hedef hesaptaki tutarlar, varsa ayrı işlem ücreti dikkate alındığında açıklanabiliyor mu?

Kayıtları Excel’de tutuyorsanız Excel aidat takibinde sık yapılan hataları kontrol edin. Daireye ait borç ve ödeme durumunu da aidat takibi rehberi üzerinden ayrı değerlendirin.

5. “—” ile Sıfır Bakiyeyi Karıştırmayın

0 TL, kayıtların o kapsamda sıfır bakiye gösterdiğini ifade eder. “—” ise bakiyenin gösterilmediği veya o kapsamda belirlenemediği anlamına gelebilir. Boş değeri sıfıra çevirerek toplamı tamamlamayın.

SiteHesabım’da eski ortak hesabın siteye ait bakiyesi ayrılamıyorsa aylık özette bakiye alanları boş gösterilebilir. Bu durumda yalnızca ilgili sitenin hareketlerini görmek, siteye ait kesin hesap bakiyesini bilmekle aynı değildir.

Negatif kasa kaydı gördüğünüzde açıklanamayan farkı kapatmak için rastgele giriş eklemeyin. Başlangıç bakiyesini, eksik tahsilatları, yinelenen giderleri, tarihleri ve yanlış hesap seçimini belgelerle kontrol edin.

Paylaşmadan Önce 5 Kısa Kontrol

• Site, dönem ve para birimi açıkça belirtilmiş mi?
• Tüm hesaplar ile tek hesap görünümü ayrı okunuyor mu?
• Her hesabın devri + girişi − çıkışı, kapanışına eşit mi?
• Transferler aidat tahsilatından ayrı okunuyor mu?
• Kayıtlı bakiye, kasa sayımı ve banka hareketleriyle karşılaştırılmış mı?

Bu takibi günlük yönetim işlerinize bağlamak için Site Yönetim Programı sayfasını inceleyin. Geciken aidatlar için borç hatırlatma mesajı örneklerinden yararlanabilirsiniz.